Przełom roku to najlepszy moment na uporządkowanie kluczowych obszarów finansowo‑kadrowych w firmie. Weryfikacja limitów i progów, analiza VAT oraz formy opodatkowania, przegląd zagadnień ZUS i kosztów pracy, aktualizacja umów, a także przygotowanie do zmian w raportowaniu (KSeF/JPK) pozwalają ograniczyć ryzyko błędów i nieplanowanych kosztów w pierwszych miesiącach 2026 roku.
Poniżej przedstawiam najważniejsze kwestie, które warto sprawdzić na przełomie 2025/2026.
1) Limity i progi na 2026 – weryfikacja, która decyduje o obowiązkach
W praktyce wiele problemów na początku roku wynika nie z błędów księgowych, lecz z przekroczenia progów, które automatycznie zmieniają zasady rozliczeń i obowiązki ewidencyjne. Dlatego rekomenduję rozpocząć od podsumowania przychodów za 2025 r. i odniesienia ich do limitów obowiązujących w 2026 r.
W 2026 szczególne znaczenie mają limity wpływające na możliwość stosowania ryczałtu, status małego podatnika oraz obowiązek przejścia na pełną księgowość. Limit przychodów uprawniający do opodatkowania ryczałtem w 2026 r. wynosi 8 517 200 zł, natomiast limit umożliwiający kwartalne rozliczanie ryczałtu to 851 720 zł.
Status „małego podatnika” jest powiązany z limitem 8 517 000 zł, a próg przejścia na księgi rachunkowe (pełną księgowość) w 2026 r. wynosi 10 646 500 zł.
Jeżeli firma planuje inwestycje, warto dodatkowo uwzględnić limit jednorazowej amortyzacji (w ramach pomocy de minimis) – w 2026 r. jest to 213 000 zł.
Istotny jest również obszar VAT. Od 2026 r. podniesiono limit zwolnienia podmiotowego w VAT do 240 000 zł. Z perspektywy zarządzania firmą oznacza to, że na przełomie roku należy świadomie potwierdzić, czy przedsiębiorstwo pozostaje w zwolnieniu, czy też powinno rozważyć rejestrację do VAT (albo weryfikację spełnienia warunków zwolnienia).
2) Podatki na starcie 2026: VAT, forma opodatkowania oraz uporządkowanie dokumentacji
VAT – ocena zwolnienia i gotowości do ewentualnej rejestracji
Przełom roku to dobry czas na decyzję o zwolnieniu z VAT. Nie czekaj na przekroczenie limitu w trakcie roku. Działaj w sposób w pełni kontrolowany. Nowy limit 240 tys. zł znacznie ułatwia planowanie sprzedaży. Mimo to, rejestracja do VAT bywa często korzystna. Pozwala ona na odliczanie podatku naliczonego przy inwestycjach.
Pamiętaj jednak o ważnym ograniczeniu. Nie każdy rodzaj działalności pozwala na zwolnienie podmiotowe. Czasem przepisy wyłączają tę opcję bez względu na obrót. Kluczowa jest tutaj weryfikacja zakresu Twojej sprzedaży. Sprawdź dokładnie klasyfikację wszystkich usług i towarów.
PIT/CIT – czy aktualna forma opodatkowania jest nadal optymalna
Wybrana lata temu forma opodatkowania może nie być już optymalna. Skala Twojej działalności stale się przecież zmienia. Wpływają na to koszty, marża oraz nowe inwestycje. Także zatrudnienie pracowników zmienia opłacalność wybranych rozliczeń.
Z tego względu na przełomie 2025/2026 wykonaj analizę porównawczą. Oprzyj ją na realnych danych z minionego roku. Uwzględnij też swoje plany na rok 2026. Zrób to koniecznie przed startem nowego roku podatkowego.
Domknięcie dokumentów 2025 r. – porządek, który ogranicza ryzyko korekt
Dobrą praktyką jest dopilnowanie kompletności dokumentacji jeszcze przed rozpoczęciem 2026 r. W szczególności chodzi o uzupełnienie brakujących faktur sprzedażowych i kosztowych, weryfikację ewentualnych korekt oraz prawidłowe ujęcie zdarzeń na przełomie roku (np. usług opłaconych z góry lub kosztów przypadających na kolejny okres). W firmach handlowych i produkcyjnych dodatkowo należy uwzględnić remanent/spis z natury – jeżeli jest wymagany dla danej formy ewidencji.
3) ZUS i koszty zatrudnienia – aktualizacja stawek i kontrola budżetu
W 2026 r. rosną koszty pracy, dlatego firmy zatrudniające pracowników lub współpracujące na umowach zlecenia powinny uwzględnić zmiany w budżetach już od stycznia.
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Zmiany te wpływają nie tylko na wynagrodzenia na poziomie minimum, ale również na pochodne koszty pracodawcy, siatkę płac oraz warunki umów cywilnoprawnych.
Dodatkowo znaczenie mają wskaźniki wykorzystywane przy wyliczeniach składkowych, w tym prognozowane przeciętne wynagrodzenie 9420 zł oraz roczny limit podstawy składek emerytalno‑rentowych (tzw. „30‑krotność”) 282 600 zł. W firmach z wyższymi wynagrodzeniami parametry te mogą istotnie wpływać na poziom kosztów w trakcie roku.
4) Umowy i kadry – aktualizacja stawek oraz kontrola terminów
Na początku roku najczęściej ujawniają się nieprawidłowości związane ze stawkami oraz terminami. Z tego względu rekomenduję przegląd umów o pracę i umów cywilnoprawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. minimami.
W przypadku umów zlecenia szczególnie ważne jest prawidłowe dokumentowanie liczby przepracowanych godzin. Nawet przy właściwie ustalonej stawce brak rzetelnej ewidencji może prowadzić do problemów organizacyjnych i ryzyk kontrolnych.
Równolegle należy sprawdzić terminy i obowiązki pracodawcy: szkolenia BHP, badania lekarskie, ważność umów na czas określony, upoważnienia, a także dokumentację z obszaru ochrony danych (RODO), w tym umowy powierzenia – zwłaszcza gdy firma korzysta z podwykonawców.
5) KSeF i JPK w 2026 – przygotowanie organizacyjne i techniczne
Przygotowanie firmy w 2026 roku obejmuje systemy i procesy. Ustal zakres odpowiedzialności i obieg dokumentów. Obowiązek KSeF rusza etapowo. Od 1 lutego 2026 roku dotyczy wybranej grupy podmiotów. Kolejny etap startuje 1 kwietnia dla reszty firm. Najmniejsi przedsiębiorcy wejdą do systemu w 2027 roku.
Od lutego obowiązują też nowe struktury JPK-VAT. Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie ERP jest zaktualizowane. Musi ono być zgodne z nowymi wymogami. Ustal uprawnienia użytkowników do systemu KSeF. Zaprojektuj sprawny obieg faktur kosztowych. Obejmuje on odbiór, akceptację oraz księgowanie. Potwierdź gotowość dostawcy systemu lub biura rachunkowego.
Podsumowanie
Przełom 2025/2026 warto potraktować jako uporządkowany przegląd finansowo‑kadrowy przedsiębiorstwa. W pierwszej kolejności należy zweryfikować limity i progi, ponieważ mogą one determinować sposób prowadzenia ewidencji i rozliczeń w całym 2026 r. Następnie rekomendowana jest analiza VAT oraz formy opodatkowania, oparta na danych z 2025 r. oraz planach biznesowych na 2026 r. Kolejny etap to aktualizacja obszaru ZUS i kosztów pracy, w tym dostosowanie umów do nowych minimów oraz kontrola terminów kadrowych. Na końcu warto przygotować firmę organizacyjnie i technicznie do zmian związanych z KSeF oraz JPK, aby uniknąć przestojów i korekt w pierwszych miesiącach roku.Jeżeli chcą Państwo przeprowadzić taki przegląd sprawnie i bez ryzyka przeoczeń, zapraszamy do kontaktu z Biznes Progres – pomożemy zweryfikować limity, dobrać właściwe rozwiązania podatkowe oraz uporządkować kwestie kadrowo‑płacowe i przygotowanie do KSeF/JPK.